Définition de la procédure

La certification conforme à l’original peut être réalisée pour les documents constituant une unité textuelle complète, quel que soit le nombre de pages, tels que les documents administratifs, les contrats, ainsi que les cahiers des charges et engagements. La certification s’effectue sur la copie, quelle que soit la méthode de reproduction.

Le document peut être une copie de l’original ou une photocopie. La certification peut également porter uniquement sur certaines pages du document présenté.

Étapes

1. L’autorité chargée du service vérifie la concordance totale entre l’original et sa copie.
2. Les informations suivantes sont portées sur la copie certifiée conforme : cachet de l’autorité, identité de l’agent, sa qualité et sa signature, date de l’opération, la mention « Copie conforme à l’original », le montant du droit perçu, ainsi que le numéro d’enregistrement au registre dédié.
3. Les informations suivantes sont consignées dans un registre dédié, numéroté et visé par l’autorité administrative ou judiciaire compétente : numéro d’ordre de l’opération, date, résumé de l’objet du document, identité du demandeur, identité de l’agent (qualité et signature), montant du droit perçu. Les services concernés doivent préparer ces registres conformément aux spécifications requises.